Cách sử dụng Ngăn lựa chọn trong Hướng dẫn PowerPoint, Word và Excel

Sau khi viết 70 bài viết chuyên dụng về hoạt ảnh, tôi nghĩ viết bài này về Cách sử dụng Ngăn chọn trong PowerPoint 2016/2019 . Tuy nhiên, chủ đề này không chỉ giới hạn ở PowePoint mà bạn cũng có thể sử dụng Ngăn chọn trong các ứng dụng Microsoft Office khác như Microsoft Word và Microsoft Excel .

Trong nhiều năm qua, tôi hiếm khi sử dụng Ngăn chọn trong các ứng dụng Office khác ngoài PowerPoint. Hầu hết, tôi sử dụng PowerPoint cho mục đích Hoạt ảnh, nơi tôi cần vẽ và tạo hoạt ảnh rất nhiều đối tượng như Hình dạng, Hình ảnh, WordArt, Biểu tượng và Bảng và khi bạn cũng cần áp dụng các hiệu ứng hoạt ảnh, thì một tác vụ đơn giản là Chọn Đối tượng có thể trở nên rất bực bội. Ngăn chọn sau đó có thể là một vị cứu tinh thời gian để giúp bạn Chọn, Ẩn / Bỏ ẩn, Thay đổi Thứ tự, Đổi tên, Nhóm / Bỏ nhóm và Xóa các đối tượng.

Bài viết này có thể hơi dài nhưng khi bạn hiểu Kiến thức cơ bản về cách sử dụng Ngăn chọn thì nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tất cả các bản trình bày PowerPoint tiếp theo của mình. Vì vậy, hãy bắt đầu với Cách sử dụng Ngăn lựa chọn trong các ứng dụng Microsoft Office?

Làm thế nào để Hiển thị / Ẩn Ngăn Lựa chọn trong PowerPoint?

Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn Ngăn chọn trong PowerPoint bằng 2 phương pháp. Cách đầu tiên và phổ biến nhất là nhấp vào nút thả xuống Chọn từ tab Trang đầu và sau đó nhấp vào Ngăn lựa chọn. Điều đó áp dụng cho ba ứng dụng chính của Microsoft Office: Word, Excel và PowerPoint. Bạn có thể ẩn Ngăn lựa chọn bằng cách lặp lại các bước tương tự. Xem Hình 1.1 và Hình 1.2.

• Bấm vào tab Trang đầu – bấm vào nút thả xuống Chọn rồi bấm vào Ngăn Lựa chọn trong PowerPoint, Excel và Word.

• Vì vậy, nếu không có nội dung nào bên trong Tài liệu hoặc Trang tính của bạn thì bạn sẽ thấy Ngăn Lựa chọn có danh sách trống trong Word hoặc Excel nhưng không có trong PowerPoint. Đó là nếu bạn đang sử dụng Bản trình bày trống với bố cục Trang chiếu tiêu đề thì bạn sẽ tìm thấy hai đối tượng: Phụ đề 2 và Tiêu đề 1 đại diện cho 2 hộp văn bản có sẵn. Xem Hình 1.3 và Hình 1.4:

• Phương pháp thứ hai để mở Ngăn chọn là sử dụng các tab Định dạng Ảnh hoặc Định dạng Hình dạng sau khi chọn đối tượng tương ứng. Giống như, nếu bạn đã chọn một hình dạng thì bạn cũng có thể đưa Ngăn chọn từ tab Định dạng hình dạng như thể hiện trong Hình 1.5:

• Bạn cũng có thể ẩn hoặc tắt Ngăn lựa chọn bằng cách nhấn nút Đóng hoặc bằng cách nhấp vào nút Tùy chọn ngăn tác vụ từ Ngăn chọn và sau đó nhấp vào Đóng như thể hiện trong Hình 1.6:

Làm thế nào để di chuyển ngăn lựa chọn?

• Hầu hết tất cả các ngăn trong PowerPoint có thể được di chuyển và đặt đến một vị trí khác. Theo mặc định, Ngăn lựa chọn xuất hiện ở bên phải trang chiếu của bạn.
• Nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn Ngăn Tác vụ từ Ngăn Lựa chọn thì bạn có thể Di chuyển, Thay đổi kích thước hoặc Đóng Ngăn Lựa chọn ngay từ menu đó.
• Nếu bạn chọn Di chuyển từ menu và di chuyển chuột sang trái thì Ngăn chọn sẽ tự động bắt đầu di chuyển cùng với con trỏ chuột.
• Khi đến bên trái màn hình, Ngăn chọn sẽ tự động được gắn vào bên trái như thể hiện trong Hình 1.7.

• Bạn cũng có thể lấy Ngăn lựa chọn từ Thanh tiêu đề và tách Ngăn lựa chọn ra và có thể đặt nó ở bất kỳ đâu trên màn hình. Xem Hình 1.8:

Làm thế nào để thay đổi kích thước ngăn lựa chọn?

• Bạn có thể thay đổi kích thước Ngăn chọn hoặc nó được gắn vào bên trái hoặc bên phải của màn hình hoặc đã được tách ra bằng cách sử dụng phương pháp trên như thể hiện trong Hình 1.8 . Trong cả hai trường hợp, bạn chỉ cần đưa con trỏ chuột qua đường viền và nó sẽ chuyển thành mũi tên hai cạnh. Bạn cũng có thể sử dụng nút thả xuống Task Pane Options để thay đổi kích thước của Selection Pane như trong Hình 1.9:

Làm thế nào để ẩn / hiện đối tượng với ngăn chọn?

Khi bạn chèn một đối tượng vào bên trong bản trình bày của mình, đó là Hình dạng, WordArt, Bảng, Hình ảnh, Âm thanh hoặc Video , thì tên mặc định của nó sẽ xuất hiện trong Ngăn lựa chọn. Nếu bản trình bày của bạn bao gồm nhiều loại đối tượng khác nhau thì cần phải đổi tên các đối tượng và sau đó bạn có thể dễ dàng xác định và chọn các đối tượng thông qua Ngăn chọn.

• Hãy xem Hình 2 , nơi một Nhân vật Cô gái đã được vẽ bằng các Công cụ Hình dạng khác nhau và rất nhiều hiệu ứng hoạt hình đã được áp dụng cho các đối tượng khác nhau trong bản trình bày. Nhiều đối tượng trong bản trình bày này nằm chồng lên nhau và hầu như không thể xác định và chọn một đối tượng cụ thể nếu không có sự trợ giúp của Ngăn chọn.
• Bạn sẽ không nhìn thấy Nhân vật Cô gái trừ khi bạn ẩn hầu hết các đối tượng Ánh sáng bằng cách nhấp vào nút Con mắt.

• Bạn cũng có thể ẩn / hiện tất cả các đối tượng cùng một lúc bằng cách nhấp vào nút Hiển thị Tất cả hoặc Ẩn Tất cả trên đầu Ngăn lựa chọn.
• Bạn có thể nhìn thấy một đối tượng nằm dưới một đối tượng khác bằng cách tạm thời ẩn đối tượng trên cùng bằng cách nhấp vào nút Eye một lần. Thực hiện các thay đổi bạn thích và sau đó hiển thị đối tượng lên trên bằng cách nhấp lại vào nút Eye.

Tại sao và Làm thế nào để đổi tên các đối tượng bằng Ngăn chọn?

Vì vậy, nếu bạn đang đặt tên cho tất cả các đối tượng khi bạn chèn chúng, thì sau này bạn có thể dễ dàng xác định và chọn chúng thông qua ngăn lựa chọn hoặc thậm chí bạn có thể làm việc trên một đối tượng cụ thể bằng cách ẩn phần còn lại của chúng bằng phương pháp được mô tả ở trên. Đặt tên cho các đối tượng có thể giúp bạn dễ dàng xác định một đối tượng cụ thể từ một danh sách khổng lồ các đối tượng.

• Để đổi tên một đối tượng thông qua Ngăn lựa chọn , hãy chọn đối tượng từ danh sách và thực hiện một cú nhấp chuột trái khác với một khoảng thời gian ngắn để đổi tên nó . Không quan trọng nếu nó là một đối tượng duy nhất hay một nhóm. Bạn cũng có thể đổi tên bất kỳ mục nào trong một đối tượng được nhóm bằng cách sử dụng cùng một phương pháp. Xem Hình 2.1
• Hình 2.1 cho thấy rằng nếu không ẩn tất cả các đối tượng Light (Light 1 đến Light 10) khỏi danh sách, thì hầu hết mọi thứ sẽ trở nên không thể hoạt động trên các đối tượng còn lại trên slide mà bạn chỉ có thể xác định đối tượng nào bạn muốn ẩn / hiển thị, nếu bạn đã đặt tên cho các đối tượng ngay từ đầu.

Làm thế nào để sắp xếp các đối tượng với ngăn chọn?

Rõ ràng là khi làm việc với rất nhiều đối tượng thì bạn cũng cần phải quan tâm đến thứ tự của các đối tượng đó. Trong Microsoft PowerPoint, bạn có thể thay đổi thứ tự của các đối tượng từ tab Định dạng bằng cách sử dụng Gửi về phía sau, Gửi về phía sau, Đưa về phía trước và Đưa về phía trước.

ADVERTISEMENT

• Hãy nhớ rằng các đối tượng mới được chèn trong PowerPoint sẽ luôn ở trên cùng và đối tượng được chèn đầu tiên nằm ở cuối danh sách trong Ngăn chọn.
• Bạn cũng có thể sử dụng Ngăn lựa chọn để sắp xếp các đối tượng trên trang chiếu của mình bằng cách kéo-n-thả đối tượng từ danh sách Ngăn chọn hoặc bạn cũng có thể sử dụng Mũi tên Lên (Đưa về phía trước) hoặc Mũi tên Xuống cho (Gửi về phía sau).
• Đối tượng nằm trong nhóm chỉ có thể được sắp xếp lại trong nhóm mà thôi.